Lernziele

Erlernt werden Management-Grundlagen nach den Grundprinzipien der Betriebswirtschaftslehre vor allem in den Feldern Organisations- und Personalentwicklung sowie Marketing. Die Inhalte sind darauf ausgerichtet, was Verantwortliche in Vereinen, Initiativen und Verbänden in der Alttagsarbeit brauchen.

Seminarinhalte

• Der Managementbegriff - Management als Chance für Vereinsmodernisierung
• Grundlagen der Teamarbeit - Teambildung und Bindung, nicht nur im Vorstand
• Die Feedback-Regeln - aus Fehlern freundlich lernen
• Projekt-Management - Zielfindung und verbindende Planungsmethoden
• Zeit- und Selbstmanagement
• Presse- und Medienarbeit
• Kommunikation in der Organisation
• Führung als Instrument der Zielerreichung

Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Vorerfahrungen in Beruf und Berufung beleben die Woche.

Trainer

Peter.Esser@t-online.de und Hermann.Strahl@gmx.de, beide freudig aktiv u.a. bei ehrenamt-unna.de, haben in Ehrenämtern und im beruflichen Weiterbildungs-, Organisations- und Personalmanagement viele machbare Tipps gesammelt und getestet. Sie freuen sich im Vorfeld über Fragen und Anregungen für die Woche.

Montag 14.10. bis Freitag 18.10.2019
Insgesamt 38 Unterrichtsstunden (UE je 45 Min).
Montag bis Donnerstag, 9:30 bis 17:00 Uhr, Freitag, 9:30 bis 15:00 Uhr
200 €, inkl. Tagungsgetränke und Materialstick

Ansprechpartner und Anmeldung

Ulrich Steffen; Tel.: 02303/103-725, Mail: Ulrich.Steffen(at)stadt-unna(dot)de

Die Woche ist nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz NRW als Bildungurlaub anerkannt.

Ablaufplan

Montag: Vorstandsaufgaben, Teambildung (360 Minuten = 8 Ustd.):

 9:15 Ankommen mit freundlicher Begrüßung
 9:30 Vorstellung, Mein Verein, meine Rolle, meine 3 Lieblingsprobleme, meine Lieblingsstärke
11:00 Kaffeepause
11:15 Managementbegriff und -methoden als Grundlage von Vorstandsarbeit
12:45 Mittagspause
13:45 Grundzüge von arbeitsteiliger Teamarbeit, inkl. Feedback-Regeln
15:15 Kaffee-Pause
15:30 Team-Optimierungswege
17.00 Ende Tag 1
 

Dienstag, Projekt- und Zeitmanagement (360 Minuten = 8 Ustd.):

 9:30 Von der Idee zum erreichten Ziel. Projekt-Management als Steuerungssystem
11:00 Kaffeepause
11:15 Projektentwicklung in Projektgruppen
12:45 Mittagspause
13:45 Zeit-und Selbst-Management
15:15 Kaffee-Pause
15:30 Zeitzyklen für meinen Verein (Arbeitsgruppen mit gemeinsamem Abschluss)
17.00 Ende Tag 2
 

Mittwoch, PR und innere Kommunikation (360 Minuten = 8 Ustd.) :

9:30 Pressespiegeln. Wie stehen wir in der Öffentlichkeit? Marke. Kernbotschaft.
11:00 Kaffeepause
11:15 Frohes Botschaften in bewegten Leitbildern. Selbstbewusster Medienmixen.
12:45 Mittagspause
13:45 Was will/sollte wer wann wissen? Musterkommunikationsregeln für Vereine.
15:15 Kaffee-Pause
15:30 Wir schreiben eine Meldung für Hellweger und Homepage
17.00 Ende Tag 3
 

Donnerstag, Jahreskampagne 2020 (360 Minuten = 8 Ustd.):

 9:30 Gruppen-aktivierendes Gemeinschafts-Projekt/-Kampagne. Kooperative Themenfindung.
11:00 Kaffeepause
11:15 Mobilisierende Meilensteinsetzung. Takte und Spannungsbögen.
12:45 Mittagspause
13:45 Heiße Phase „all inclusiv plus“ inszenieren
15:15 Kaffee-Pause
15:30 Erfolge dynamisch sammeln. Aus Fehlern lernen. Vereins Kampagne 2020 planen.
17.00 Ende Tag 4
 

Freitag, Jahresplanung 2020 (270 Minuten = 6 Ustd.):

 9:30 Wann setzen wir Seminarergebnisse um: Vorstand, MV, Jahresplan
11:00 Kaffeepause
11:15 Hindernis-Check in 3er-Gruppen
12:15 Mittagspause
13:45 Wochenwertung. Selbstaufträge. Verabredungen.
15:00 Verabschiedung

Unsere Auswahlkarte enthält folgende Vorschläge, Ergänzungs-Tipps und neue Trainer*innen sind gern gesehen. Wir stellen die Bausteine und das Konzept auch gern in Vereinsvorstandssitzungen oder Versammlungen vor. Auch die Schwerpunkte und der Ablauf können zusammen abgestimmt werden. Ehrenamt à la Carte Bestellseminare sollten mindestens fünf Vereinsaktive aus möglichst zwei Vereinen als Teilnehmer haben.

1. Grundlagen der Vorstandsarbeit

Vorstandsaufgaben in Pflicht und Kür. Team-Bildung mit Freude an Unterschieden. Flexible aber präzise Rollenteilung. Personalentwicklung auch im Ehrenamt ist gut. Auf Machbares achten, vor- und nachbereitetes Sitzungswesen. Interne und externe Kommunikationswege. Vorstände werden Vordenker und Vorläufer!

2. Professionelles Projekt-Management durch Amateure

Arbeitsteilung und Zusammenwirken sind einfach praktizierbar. Klare Ziele. Budgetrahmen. Präzise Verantwortungen. Projektplanung mit Zeitpuffern. Freude am gemeinsamen Lernen beim Auswerten – auch der Fehler! Zu viel ist zu schwer. Wenn jedes Vorstandsmitglied als Teil-Verantwortlicher wirkt, gewinnen alle!

3. Zeit-Management schafft freie Zeit im Ehrenamt

Nicht zuviel auf den Schreibtisch packen! Wichtiges erkennen schafft Prioritäten. Unwichtiges entsorgen. Durch Arbeitsteilung Doppelarbeit und Streit vermeiden. Sei Dein Terminator! Finde Deinen Takt und den VEREINten Rhythmus. Pflicht- und Kürzeiten. Einzelvorbereitung schafft Zeit für effiziente und gemeinsame Arbeit. Zeit-Management-Modelle werden vorgestellt.

4. PR und Pressearbeit

Gut in der Öffentlichkeit dastehen stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Zusammenarbeit mit der Presse hat erlernbare Regeln. Grundlage ist: Der Verein ist interessant, lebendig, spannend für die Leser der Zeitung, für die Bürger der Stadt. Ein Blick in den Pressespiegel kann auch für den Verein ernüchternd wirken. Schöne Vereinsbilder beim Frühstück in der Tageszeitung zu finden macht Mitglieder stolz.

5. Veranstaltungs- und Kampagnenplanung

Veranstaltungen beweisen Kompetenzen oder zeigen Schwächen. Planungs-Checklisten sind veränderbar. Quantitative und qualitative Ziele halten Aktive und Aktivitäten zusammen. Budgets sind oft ausbaubar. Eine Jahreskampagne, in der sich alle Mitglieder wiederfinden, kann den Verein, den Ort, eine Botschaft in neuen Schwung bringen!

6. Innere Kommunikation

Mitglieder wollen gepflegt sein! Sich dazugehörig fühlen, im Idealfall stolz sein auf MEINEN Verein. Nachrichten intern verschicken, bevor sie in der Presse stehen. Vor dem Rundmail auch gezielt anrufen. Zielgruppenmails, die das Gefühl geben, besser informiert zu sein, all das ist wichtig. Und es gibt noch Mitglieder, die ihre Mails nicht öffnen oder keinen Rechner haben. Kluge Kommunikation, inkl. persönlicher Weihnachtskarte, Geburtstagsanruf, Meinungsbefragungen ist einfacher, als meist gedacht- und wirkt schnell auch herzlich verbindend!

6.a. Kommunikationsfähigkeit

Feed-Back geben und annehmen. Voneinander und miteinander lernen. Verletzungen vermeiden. Stärken stärken. Schwächen schwächen. Den richtigen Ton finden.

7. Sitzungsleitung und Moderation

Langweilige Sitzungen sind Schwindsuchtursache vieler Vereine. Zeitbudgets bei der Tagesordnung. Versenden der Tagesordnung spätestens eine Woche der Sitzung. Pünktliches Anfangen. Kluge Leitung. Klares Ende vor dem Erschöpfungstod. Lebendige Sitzungen locken. Mindestens zwei Vereinsmitglieder sollten Veranstaltungsleiten lernen und anwenden können!

8. Personalentwicklung im Ehrenamt

Personalgespräche finden immer statt – oft lästerlich hintenrum. Einmal im Jahr offen Stärken und Schwächen besprechen, nimmt Spannungen und lässt Schritte und Wege zum Nochbesserwerden finden. Auch Wechsel und andere Umbrüche können so entspannt angesprochen werden. Wann ist Außenberatung günstig? Wo findet man moderative Kraft in den eigenen Reihen? Was darf nicht passieren.

9. Einsame Spitzen = Vorsitzen als belebender Vorgang

Nach Außen und nach Innen stehen einzelne Personen für die gemeinsame Sache, selbst wenn sie es nicht wollen. Vorsitzende sind Orientierungshilfe, Ansprechpartnerinnen, einleuchtende Beispiele. sie können aber auch als Fragezeichen wahrgenommen werden. Wer passt an die Spitze? Wie erde ich mich um nicht abzuheben? Wie formt sich ein Spitzenteam mit Spitze. Doppelspitz-Vorteile. Triumvirate und andere kurzfristigen Umgehungsformen von Verantwortungshierarchien.

10. Leitbildern entwickeln hilft Leidbilder überwinden!

Was wollen wir eigentlich? Wie wollen wir dastehen? Welche Formen und Inhalte sind uns wichtig? Aus Grundwerten, Kernzielen, Leitsätzen lassen sich aber auch motivierende Bilder entwickeln, von denen sich fast alle Mitglieder gerne leiten lassen!

11. Vereinsfinanzen, inkl. Fundraising mit kleinen Budgets

Gläserne, eiserne und herzliche Kassenführung. Beitragshöhen. Beitragseinzugswege. Spendabilitäten intern und fremdgängig. Bußgelder. Öffentliche Töpfe. Halböffentliche. PPPs (Private-Public-Partnerships) und viel Mehr! Geld ist für Vereine nicht alles, aber tut der Vereinsstimmung gut, wenn die Kasse gefüllt ist und stimmt!

12. Attraktives Generationen-Mixen

Auch Gründerväter altern. Es gibt Vereine, die auch im Verbund mit selbigen sterben. Mischungen sind meist für alle attraktiv. Irgendwann ist es für Häuptlinge wohltuend zum Medizinmann umzuschulen. Spielerinnen werden Trainerinnen. Zivis Ärzte ... Respektvollen, dynamischen Umgang zwischen Generationen beim vereinten Tun ist erlernbar – auch wenn es keine Patentrezepte gibt.

13. Konflikt-Management

Gegenwind kann wachküssen. Ausgetragene Konflikte können Vereine/Vorstände/etc. stärken. Gemeinsam entwickelte Regeln sollten bishin zur Abwahl entspannende Konfliktregeln enthalten. Und es werden Tipps gegeben wo und wann und wie man auch Hilfe von aussen holen kann und sollte. Das muss auch nicht immer teure Supervision bedeuten, wir vermitteln auch Tipps zur gegenseitigen Hilfe „unter Nachbarn“.

14. Generationswechsel

Das Leben ist ein undatierter Zeitvertrag, der durch Tod beendet wird. Vorstandsamtszeiten sollten überlegt sein. Wird im Gesamtvorstand regelmäßig ausgewechselt, entsteht Dynamik. Abwahl ist nicht Strafe sondern Erlösung. Jeder Verein hat unterschiedlich sinnhafte Vorstandsverweilszeiten. Nach spätestens zehn Jahren sollte aber mit jedem Posten Schluss sein.

15. Neumitglieder finden, binden, entwickeln …

Vereine sollten immer Frischequoten anstreben. Neue sind Frischzellentherapie gegen den Alltagstrott. Welche Gruppen täten uns gut? Welches Fachgebiet ist gar nicht besetzt? Mitgliederwerbespräche sind erlernbar, wenn man aus guten Gründen im Verein ist. Mitgliederwerbekampagnen sind überraschend einfach inszenierbar!

16. Monitoring als vereinte Erfolgskontrolle

Mitgliederstatistik sagt was über Vereinsqualitäten (17% Mitgliederzuwachs ist besser als 6,3% Schwund). Zeitungsartikel pro Monat? Zugriffszahlen auf die Homepage? Wie entwickeln sich Mitgliedbeiträge? Aber auch Frauen-, Jugend-, Alten-, Sozialquoten haben Aussagekraft. Vereinsmitteilungen (oder Jahresbericht) mit Kennzahlen (Mitglieder, Mitgliederzuwachs, Zeitungsartikelanzahl, Veranstaltungs- und Besucherzahl ... können überraschende Mitmachtriebe zur Weiterverbesserung auslösen…

17. Vereinte Vielfalt, interessante Quote als besondere Note“

Frauen-, Generations-, Herkunfts-, Berufs-, Temperamentsquoten bestimmen sehr das Bild von Vereinen in der Öffentlichkeit. Das Ü-65-beschlipste Herrenvorstandsfoto in der Morgenzeitung prickelt nicht einmal Ü-65-Schlipsliebhaber an. Quotenbeschlüsse allein führen aber nicht zu erfrischenden Bildern. „Vielfältige Teilhabe braucht bewusstes Öffnen mit gezielt verlockenden glaubwürdigen Gesichtern im Team“ (Aus Mascha Mix: „Der Kampf um die Männerquote beim Seniorentanz“).

18. Vereine als Verstärker von Netzwerken. Ortsteils- / Quartiermanagement

Vereine haben fast immer lokale Wurzeln und das örtliche Leben hat seine Wurzeln im Vereinsleben. Durch Sichten, Pflegen und Verweben solcher Stränge lassen sich Chancen für das Quartiersleben entwickeln und Probleme lösen. Synergien im Nutzen von öffentlichem Räumen ob Schule, Gemeindehaus, Sportplatz oder Park. Gemeinschaftsengament schaffen Netze und Freundschaften. „Unser Dorf soll noch schöner werden“, Schüler- oder Seniorenfahrtgemeinschaften, Generationenhilfnetzwerke, Ortsteils- und Straßenteams beim Stadtradeln, Straßenfeste… machen Freude und sind einfach zu organisieren. Aufbau, Ausbau von Netzstrukturen wird im „Kooperativem Projekt- und Netzmanagement“ vermittelt. Dazu ist das Zusammenwirken von Ehrenamtler*innen mit hauptamtlichen Struktur wichtiger Bestandteil.

Allen, die eine Patenschaft, ob Ausbildungs, Familien- oder Sprachpatenschaft übernehmen, stellen sich Fragen wie:

• Wieviel Nähe und Distanz ist für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit erforderlich?
• Was ist die richtige Nähe in der Beziehung zum jungen Menschen, ohne dass sie als unangenehm oder unangemessen empfunden wird?
• Wieviel Distanz brauchen beide, um sich frei und wohl zu fühlen?
• Wie drücken sich Nähe und Distanz aus?
• Wie kann Mißverständnissen vorgebeugt werden?

Diese und andere Fragen werden Thema des Seminars sein.

Da das Thema praxisbezogen behandelt wird, ist die Teilnahmezahl auf 12 Personen begrenzt. Die Teilnahme ist kostenlos, zur besseren Vorbereitung ist eine frühe Anmeldung hilfreich.

Ehrenamt-Unna und VHS bieten das Seminar einmal jährlich an. Es wird auch für Betreuer*innen in ähnlichen Ehrenamtsbereichen empfohlen.

Trainer*in: Sabina Kocot

Samstag, 9. November 2019, 10-16 Uhr (noch nicht ganz sicher)

zib, Raum 0.18